Antes de que empieces a crear y enviar facturas en Sportlyzer, nos gustaría darte una idea general sobre cómo funciona y lo que es posible hacer (y lo que no lo es). Después de leer este artículo, entenderás mucho mejor cómo funcionan las facturas en Sportlyzer y cómo puede ser la herramienta adecuada para tu club.
En este artículo vamos a hablar de:
- Los 3 pasos en la facturación
- Grupos, proyectos y facturas individuales
- El resumen mensual
- Registros de pagos de los deportistas
La facturación requiere 3 pasos
La primera cosa que tienes que saber es cómo es el proceso. No importa el tipo de facturas en el que estés pensando, seguirás estos pasos en cada facturas que crees.
- Establecer cuotas y crear facturas
Puedes crear facturas para un gran número de personas a la vez. Puedes aplicar la misma tarifa para todo el mundo o establecer diferentes tarifas individuales. Los deportistas pueden especificar su dirección de facturación, lo que te permite tener al día la información y poder enviar fácilmente las facturas. También puedes crear facturas para personas u organizaciones fuera del club. Tus facturas llevarán el logotipo del club y la firma. Puedes agregar una o varias cuentas bancarias, así como personalizar el concepto o la fecha. - Enviar facturas
En la mayoría de los casos tienes que enviar las facturas para recoger el pago. Cada deportista puede especificar su contacto(s) de facturación en las las facturas que se envían. También puedes descargar las facturas y enviarlas directamente a la persona. - Recibir los pagos
La mejor forma de recibir los pagos es importar tu estado de cuenta y hacer coincidir los pagos con las facturas. Los padres pueden pagar por varios niños con un solo pago. Los deportistas pueden pagar por adelantado o en efectivo. El saldo del deportista cambiará automáticamente y se puede enviar recordatorios a las personas que todavía no han realizado el pago.
Grupos, proyectos y facturas individuales
Hay diferentes maneras de organizar las facturas en grupos o en proyectos. Funcionan de una manera similar, pero debes saber cuándo usar cada una de ellas.
- Grupos
Los grupos organizan automáticamente a los deportistas y te ayudan a crear las facturas de todo el grupo con mayor rapidez. Puedes tener grupos separados con diferentes precios. Cuando los deportistas se unen a un grupo, automáticamente se unen a ese grupo en las facturas también. Puedes añadir facturas individuales a grupos si lo necesitas (por ejemplo, si un deportista se une al club en diciembre, pero necesitas facturarle la formación de noviembre). - Proyectos
Los proyectos son para los campamentos, competiciones o eventos especiales. Si organizas un viaje de esquí para 30 deportistas con padres de diferentes grupos y deseas organizar todas las facturas relacionadas con el viaje en un solo proyecto. También para vender las camisetas del club, la cuota del campamento, etc Puedes añadir cargos adicionales para cada miembro del proyecto y añadir facturas individuales para otra organización o patrocinadores. Cuando termines de recoger los pagos del proyecto, puedes cerrarlo. Los proyectos terminados se organizan automáticamente en una sección separada. - Facturas individuales
Las facturas individuales te ayudan a hacer frente a todas las facturas, que no encajan en los temas anteriores. Puedes crear facturas de una sola vez para todo lo que quieras y mantenerlas separadas de los grupos o proyectos. También puedes crear facturas individuales para agregarlas a los específicos grupos o proyectos sin tener que agregar ese miembro al grupo.
Resumen mensual
Todas las facturas de todos los grupos y proyectos se organizan automáticamente por meses. No tienes que hacer un esfuerzo extra para separar las cuotas del grupo de enero de las de febrero. Si recoges las cuotas cada 4 meses o sólo una vez al año, puedes considerar la opción de crear un proyecto independiente y cerrarlo una vez que todas las facturas se han pagado. En el resumen se muestran los ingresos de cada grupo mensualmente.
Registro de pagos
Creating and organizing invoices is just half of the deal. The underlying purpose of this feature is to help you collect more money efficiently and track the payments conveniently. With Sportlyzer you get detailed payment records of all your athletes, which links all payment records to the athlete profiles and makes it impossible for you to miss an unpaid invoice.
Crear y organizar las facturas es sólo la mitad de las posibilidades. El propósito fundamental de esta función es ayudarte a recibir los pagos de manera eficiente y hacer un seguimiento de los mismos. Con Sportlyzer puedes obtener registros de pago detallados de todos los deportistas, los cuales están unidos al perfil del deportista para que sea imposible perder una factura sin pagar.